Inkasso

Grundsätzlich bezeichnet das aus dem Bankenwesen stammende Wort „Inkasso“ den genehmigungspflichtigen und gewerblichen Einzug fremder Geldforderungen im eigenen oder fremden Namen. Nicht nur Inkassobüros, auch Kreditinstitute haben ein Inkassogeschäft – das beschränkt sich allerdings auf das Einziehen von Zahlungspapieren wie beispielsweise fällige Schuldverschreibungen, Schecks, Lastschriften oder Zins- und Dividendenscheinen.

Inkasso als Dienstleistung

Das Inkasso ist in Unternehmen Teil des Debitorenmanagements. Allerdings übergeben viele Firmen trotz interner Debitorenbuchhaltung und eigenem Mahnwesen diese Aufgabe an externe Dienstleister wie Inkassounternehmen oder spezialisierte Anwaltsbüros. Meist ist diesem Schritt bereits ein eigenes Mahnverfahren vorausgegangen, auf das der Schuldner nicht reagiert hat und dadurch bereits in Verzug geraten ist. Der hohe zeitliche Aufwand, das geforderte Expertenwissen und die leistungsfähige IT sind für Unternehmen in aller Regel nicht zu realisieren – das Einschalten eines Büros für Forderungsmanagement ist damit der logische nächste Schritt.

Wer nun an den eindrucksvollen Geldeintreiber denkt, der an der Tür klingelt, irrt sich allerdings. Wer Inkasso betreibt meldet sich normalerweise schriftlich und bleibt dabei höflich und sachlich. Absicht ist es, Forderungen über erbrachte Leistungen einzuziehen und den Schuldner dabei respektvoll zu behandeln und dessen Zahlungsmoral zu verbessern. Seriöse Inkassounternehmen sind daran zu erkennen, dass sie Mitglied in größeren Interessensverbänden sind, wie beispielsweise im Bundesverband für Inkasso und Forderungsmanagement (BFIF e.V.) oder dem Bundesverband Deutscher Inkasso Unternehmen e.V. (BDIU). Die Verbandsmitglieder werden durch Kontrollen überprüft. Verbraucher haben dort auch die Möglichkeit, Inkassounternehmen zu melden, die sich nicht an die strengen gesetzlichen Regelungen halten.

Der Ablauf eines Inkassoverfahrens

Ein Inkassoverfahren kommt erst dann in Gang, wenn ein Schuldner trotz Mahnung nicht auf die Zahlungsaufforderung reagiert. Der Ablauf eines Mahnverfahrens ergibt sich dann wie folgt:

  • Der Gläubiger beauftragt ein Unternehmen, das Inkasso betreibt, mit dem weiteren Vorgehen.
  • Das beauftragte Büro prüft die Forderungen des Gläubigers auf seine Schlüssigkeit. Ist alles klar nachvollziehbar, wird eine schriftliche Mahnung an den Schuldner erstellt – andernfalls erhält der Gläubiger eine entsprechende Information. Dann wird individuell weiterverfahren.
  • Das Inkassobüro informiert den Schuldner per Post über die Abtretung des Verfahrens von Seiten des Gläubigers und über die Änderung des Ansprechpartners. Sollte der Schuldner auf diesem Wege nicht erreichbar sein, versuchen Inkassobüros beispielsweise auch den Weg über soziale Medien und das Internet.
  • Ist eine Kontaktaufnahme zustande gekommen, hat der Schuldner nun die Möglichkeit, die Zahlungsaufforderung zu prüfen und gegebenenfalls Einspruch dagegen zu erheben.
  • Weigert sich der Schuldner immer noch die Zahlung zu leisten, wird ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet. Bis hierhin ist es also noch möglich, sich außergerichtlich zu einigen.
  • Nun gibt es für den Gläubiger die Möglichkeit der Zwangsvollstreckung durch den Gerichtsvollzieher oder einer Pfändung von Eigentum.
  • Ist der Schuldner bereit, die Zahlung zu leisten, kann ihm das Inkasso betreibende Unternehmen in Absprache mit dem Gläubiger entgegenkommen und Ratenzahlungen, Stundungs- oder Vergleichsvereinbarungen übernehmen.
  • Zusätzlich zu den offenen Forderungen muss der Schuldner dann noch die Mahnkosten, sowie die Kosten für das Inkassoverfahren übernehmen.

Wer solch ein Verfahren durchlaufen hat, weil er beispielsweise einen Onlinekredit nicht zurückbezahlen kann, erhält einen negativen Eintrag in Bonitätsauskunfteien wie der Schufa.

Inkasso – Auf Briefe reagieren

Wer einen Inkassobrief erhält, sollte erst einmal Ruhe bewahren. Denn oft ist die offene Summe bereits beglichen und der Brief damit hinfällig. Ist das Schreiben allerdings rechtens und die Forderung noch offen, sollte der Schuldner schnell reagieren und die geforderte Summe begleichen. Der gesamte Ablauf eines Inkassoverfahrens läuft zu diesem Zeitpunkt nur noch über das kontaktierende Büro für Forderungsmanagement ab. Das heißt, sämtliche Kommunikation über das Inkasso wird über den Dienstleister abgewickelt und auch die offenen Forderungen laufen dann über das Konto des Inkassobüros. Eine Zahlung an den Gläubiger ist nicht mehr möglich.

Der Mahnprozess wird gestoppt, sobald das Geld an der richtigen Stelle – dem Konto des Inkassounternehmens – ankommt. Dabei ist es wichtig, auf den Gesamtbetrag zu achten, denn im Inkassobrief sind die Kosten weiter aufgeschlüsselt nach Haupt- und Nebenforderungen, die aus dem Verzug entstanden sind, darunter auch die Inkassokosten. Dem Gläubiger ist aus der Nichtzahlung des Schuldners ein Schaden entstanden – den er nach gültigem deutschem Recht begleichen muss. Für den Schuldner ist es in jedem Fall wichtig, auf das Schreiben des Inkassobüros zu reagieren, denn weder Gläubiger, die Betreiber von Inkasso, noch die Schuldner sind in der Regel daran interessiert, dass der Fall vor Gericht landet und eskaliert.

Inkasso für gesunde Unternehmen

Aufgabe von Inkassofirmen ist es, zwischen Gläubiger und dem Schuldner zu vermitteln. Der Gläubiger hat so den Vorteil, eine professionelle Vertretung für sein Anliegen zu haben, und kann sich dadurch wieder voll auf das Tagesgeschäft konzentrieren. Durch ein erfolgreiches Inkasso vermeidet er Zahlungsunfähigkeiten seinerseits und sichert den reibungslosen Geschäftsablauf. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen kann die Zahlungsunlust von Schuldnern bedrohlich für die Existenz werden – sie können dadurch selbst in Zahlungsschwierigkeiten geraten. Die Auftraggeber von Inkassounternehmen kommen laut BDIU hauptsächlich aus den Bereichen E-Commerce und Versandhandel, Dienstleistungswirtschaft, Energieversorgung, Handwerk, Versicherungen und Gesundheitswesen.

Inkasso – Die rechtliche Lage

Inkassounternehmen leben von der schlechten Zahlungsmoral der Verbraucher, auch wenn davon auszugehen ist, dass ein großer Teil der offenen Forderungen beglichen wird, bleibt immer noch ein kleiner Prozentsatz an nicht getilgten Schulden übrig, die von den Unternehmen abgeschrieben werden müssen. In Deutschland werden laut dem BDIU  pro Jahr rund 22 Millionen außergerichtliche Mahnungen von Inkassounternehmen bearbeitet.

Nicht jedes Unternehmen darf einfach so Inkasso durchführen. Als Inkassounternehmen darf eine Firma erst dann agieren, wenn die Registrierungsvoraussetzungen nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) vorliegen. Ist diese Voraussetzung erfüllt, darf das Inkassobüro eigenständig Mahn- und Vollstreckungsbescheide sowie Vollstreckungsmaßnahmen beantragen.